■本报记者 王剑

我国的人事档案是计划经济体制时代的特有产物。今天，社会自由度日益提高，人口流动日趋加剧，网络发达、信息交换便利，档案是否还有存在的必要？围绕这个话题，《中国科学报》专访了清华大学公共管理学院政府研究所副所长、副教授杨永恒。

《中国科学报》：在今天，档案对于我们每个人的意义何在？

杨永恒：档案是记录一个人的主要成长经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在办理个人转正定级、职称申报、考研、报考公务员、办理社会保险等很多关键的个人证明手续时，都绕不开档案这一关。无论是对于体制内人员还是体制外人员来说，档案的作用都是不言而喻的。

断档和弃档给我们的工作生活带来的麻烦是巨大的，例如，会影响到入党、升学等，影响自己评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理，也会影响到自己出国留学。如果有考公务员的意向，档案更是必须保管好。

《中国科学报》：弃档族日益增多，其背后的原因是什么？

杨永恒：弃档族日益增多的原因是多方面的，既有本人对档案的作用不清楚，也与办理存档和续档的手续复杂、程序烦琐、费用较高有关。此外，一些民营、外资企业不具备存档资质，也不清楚人事档案托管要求，往往忽视了新员工入职时档案的接转问题，也未向单位员工告知档案的重要性，没有及时搜集所需的各种材料。个人和单位对档案的疏于管理造成了档案更新不及时的现象。

档案存在的必要性是不容置疑的，它不仅是社会管理的一种重要手段，也是公共服务的一项重要内容。目前关键的问题在于，档案目前的管理方式是否符合新时期人事档案管理的新要求。

《中国科学报》：能否用电子档案或者信用制度替代纸质档案？

杨永恒：随着现代信息技术的发展，在档案管理中引入电子档案是十分必要的，既有助于提高档案管理的效率、提升检索的便利性，而且通过在档案管理中引入信息化手段，还有助于推动全国性档案管理的联网、方便异地办理档案的存续。使用电子档案替代纸质档案，从技术上讲是成熟的，但是考虑到档案安全，是否使用电子档案完全替代纸质档案，比如是否还需要对档案进行纸质备份，需要进行认真评估。

在传统档案中，档案的记录从一个人的中学开始，内容涉及初高中毕业登记表、高考相关档案、填报志愿表、大学学习情况表、实习鉴定表等，工作后会存有学历证书复印件、转正手续、考核表、职称评定（报考）表、奖惩记录、出国记录及各种鉴定材料。涉及党团关系、政审、调函等材料也会反映在档案中。

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

个人信用制度和档案制度是两个具有一定关联性但是又明显不同的制度，不能完全替代。档案制度是依据档案法建立起来的，更加强调档案的记录和留存，强调信息本身的真实性，而个人信用是基于法定档案信息和其他渠道信息基础上的进一步评估和加工。

《中国科学报》：在社会流动性日趋加剧的今天，档案制度该如何改革？

杨永恒：首先是信息化改造。革新传统以手工、纸质为主的人事档案管理方式，加快现有纸质档案的电子化转化进程，推进建立全国统一的档案管理信息系统和数据库系统，加强与政府有关部门、用人单位等系统的互联互通和资源共享，以提高档案管理的信息化水平，提高管理效率。

其次是服务提质升级。档案寄存单位如人才中心等专业机构，除了处理履行日常的档案存放和管理职能外，还应该进一步开发基于档案信息的应用功能和增值服务，盘活丰富的人才信息，为用人单位、社会和个人提供专业化服务。