作者:张宇宁 来源: 中国科学报 发布时间:2019-9-2
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纵然千辛万苦也要找寻到心仪的导师

 

■张宇宁

通过前面的充分调研,本科生已经基本确定了自己心仪的若干位导师。那么,如何主动联系导师呢?根据笔者的经验,本科生在联系导师之前,有三点需要注意。第一,重视导师情况的详细调研。本科生前期一定要通过各种可能的途径对于心仪导师的基本情况、研究方向、指导特色等有大体上的了解,并能够清晰地论述为什么选择该导师课题组做研究。此点是未来导师能够与你讨论并指导的基础,务必详细准备。另外,对于曾经有过指导本科生进行科学研究经验的导师,一般会有更强的意愿接纳本科生。

第二,学习电子邮件使用的基本技能。当前,邮件仍然是导师处理日常工作的主要方式。在开始联系之前,本科生应该看看网上攻略详细地了解电子邮箱的基本功能,并进行实际操作。当然,大部分导师也会用手机、微信等,但那些方式只限于熟人,即已经跟导师建立了牢固联系的学生或者朋友,所以发邮件的方式最为稳妥。

第三,注意基本礼仪。本科生联系导师前应尽可能学习和了解一些基本的日常礼仪规范,邮件中的文字表述要尊礼,称呼导师时用敬语。如果是一封颐指气使、错误百出的邮件,大部分导师估计都会不屑一顾。

学习完这些,便可以动手准备拟发给心仪导师的邮件了。具体而言,本科生应先修改本人邮箱的自称为真实姓名,这样导师收到该邮件时便知道你是谁了。以笔者的经验,很多本科生不注意这些细节,喜欢用网名作为邮箱名,比如“睡觉觉的猪”“会飞的鱼”等等。当导师收到上述邮件时,通常都当做垃圾邮件不做处理或者直接删除了。

当然,邮件应有一个醒目的标题表明意图,能够吸引导师迅速打开查看或者及时处理。如果题目很含混,或者根本没有题目,基本上很难被导师看到并回复。邮件内容应该为标准的书信体,且要用书面语写作。段落内容分三个层次即可,先清楚表明发此邮件的目的,再简单论述自己所做的充足准备、调研,最后简单表示一下自己的决心即可。

此外,把附件编一下号码,并简单地说明每个附件的内容。通常需要附上的附件包括个人简历、成绩单。注意附件不宜过大,否则容易被系统退信。各种荣誉证书原件如果导师没有索要则不必提供。相关文件要注意排版,格式美观清晰。

还需要提醒的是,邮件写作过程中应及时保存,或者开启邮箱自动保存的功能,防止丢失部分内容。收件人须最后再填写,防止因写作过程中误操作,把尚未写完的邮件发送出去。另外,还要在邮件的抄送栏中填写自己的邮箱,这样通过查看你自己的收件箱便可以确保邮件已经正常发出了。

最后,发完邮件以后要注意及时查收邮件,笔者推荐本科生安装一个手机邮箱客户端,这样系统可以自动推送新到的邮件。定期查看一下垃圾邮件箱,有时邮件会被错误识别为垃圾邮件。如果得到导师的回复或者与你预约时间讨论,务必及时回复,不要拖延,第一印象至关重要。以笔者的经验来看,当导师给对科研感兴趣的本科生回复完邮件后经常便没有下文了,原因通常是因为这些本科生没有及时查看并回复邮件。

在第一次与导师联系沟通的过程中,本科生可能存在诸多不顺利的情况。依据笔者的经验,围绕本科生联系导师的过程中经常遇到的三个问题论述如下:

1. 能不能直接去办公室找导师?尽量不要,因为这样做意义不大,除非你跟老师认识且很熟悉。在未预约的情况下,很难有实质性进展,因为导师对你无从了解,对你的来意也缺少心理上的准备。笔者建议先通过邮件互相交流,这样见面讨论才能有的放矢。笔者一般先会给感兴趣的本科生发一些相关的资料供其学习,然后陆续保持几次邮件联系后再见面讨论,这样的效率和效果都很好。

2. 给导师发了邮件,但导师不给我回信怎么办?从时间上看,导师的回信时间因人而异,一般大概为一周左右,如果碰上出差或者特别繁忙的阶段,会更晚一些。请先耐心等待,一个星期以后再定。如果仍未得到回复,先检查一下自己的问题,诸如收件人是否正确、邮件是否正常发出、邮件标题是否清晰、附件是否附上等等。如果确认无误,可考虑再给该导师补充发一封邮件,简单说明意图。如果还未回复,必要时可以直接来导师办公室,但简单说明来意和已发邮件事宜即可,不要久留。当然,即使该导师不回复邮件,也不要气馁,因为并不是每个导师都愿意或者适合带本科生,没有消息未必是坏消息,换个导师也无妨。

3. 能不能直接拨打导师的手机,发短信或者加微信?绝对不要。现在骚扰电话很多,大部分导师可能对于陌生人的手机来电不会接听,微信也未必会加你,短信也不一定会回复。另外,短信的内容过少、信息量小,处理起来也不方便。相比短信,邮件交流最好。

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《中国科学报》 (2019-09-02 第8版 博客)
 
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