1990年北京亚运会的电子文件已经完全无法读取；1982年第三次全国人口普查的原始数据丢失99%；过去3年间，接受调查的22.5%的中央单位出现不同程度的电子文件不可读现象……

 

这是一组来自中国档案学会研究报告的数字。

 

我国人口多、机构多，是个档案大国。最近几年，电子文件的应用快速增长。2007年，中国档案学会电子文件管理机制研究课题组抽样调查了55家中央机关及其直属企事业单位，发现电子文件数量已经占其全部文件数量的72.7%。

 

然而，这些单位中，42.2%的电子文件没有以任何方式有效留存；74.4%的单位没有采用任何措施存留数据库文件、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件；一些留存下来的电子文件因管理不善而无法读取。

 

接受《科学时报》记者采访时，全国政协委员、国家档案局原局长毛福民表示：“我国电子文件流失、损坏的现象已十分严重，到了值得特别关注的时候。”

 

据中国档案学会调查发现，我国电子文件大多由形成部门或个人自行保管、自由处置。许多单位仍在沿用纸质文件的保密方法进行电子文件的安全管理，以为文件只要存在电脑中“没有丢失”就行。“因为可以随时修改，所以电子文件的保管同纸质文件不同，存在文件的真实性问题。”毛福民介绍，由于对电子文件原始性保护的忽视，我国很多电子文件已不具备文件的功效。

 

在中国档案学会的调查中，73.6%的中央单位承认，因为相关法规制度不健全、电子文件数据不完整等原因，其自身生成的电子文件无法独立发挥文件的功效；在接受抽样调查的35家省级、副省级城市国家综合档案馆中，86.2%的档案馆保存的电子文件不具有证明效力。

 

毛福民说：“很多单位没有意识到，以电子文件为蓝本打印而成的纸质文件，并不能包含所有必要的数据信息；一些特殊类型的电子文件，如数据库文件等根本无法制成纸质版本。简单套用纸质文件的方式来管理电子文件，势必会造成文件真实性的丧失。”

 

另外，毛福民表示，随着技术进步，计算机硬件被不断淘汰、更新，但很多声像档案却只能在产生条件下复原。“比如以前的钢丝录音带，必须在钢丝录音机上才能读。因此，既要保护资料，也要保护资料产生的条件。”

 

毛福民说，长期以来我国电子文件科学管理所依托的技术支撑体系薄弱，在国家层面，电子文件管理关键技术标准基本是空白，核心技术攻关能力不足，先进技术推广不力。不过他同时表示：“其实现有技术如果能应用起来，完全能解决电子档案管理问题，关键是必须有人来操作、执行。”他希望电子文件管理的技术问题能引起有关部门注意。

 

另外，多头管理的方式也给电子文件的管理造成一定障碍。

 

毛福民介绍，长期以来，我国文件管理被人为分为两段，一段称文件处理，由业务部门和综合办公部门负责；另外一段称档案管理，由档案部门负责。各部门分别制定和实施管理标准和措施，造成文件管理政策、标准的差异，给档案统一管理带来诸多障碍，直接影响了电子文件的真实、完整和长期保存。档案的前身是文件，电子文件将来会成为档案，因此我们必须关注中间的衔接。否则，等现在的电子文件管理上的问题积累到档案部门再解决就晚了。”

 

毛福民建议成立中央级电子文件中心，首先统一标准，其次起示范作用，使中央级的电子文件得到集中、有效的管理、保存及利用，同时从源头上规范全国电子文件管理。