1.信息化的含义

 

通俗地说，信息就是人们所关心的事情或知识。信息是一种具有生命周期的资源，而信息资源管理就是基于信息生命周期的一种人类管理活动。信息资源管理是不同的信息技术与学科整合发展的产物，它既包括信息技术的管理也包括信息内容的管理。

 

信息活动是管理活动的支柱，信息处理的能力和水平，是检验管理者和管理机构的管理水平最重要的指标之一。对于研究所而言，信息活动的过程是收集有关科研、生产任务的信息资源开发、利用和管理的过程。

 

信息化是指人们的信息活动的规模不断增长以至在国民经济中占主导地位的过程。这是继工业化之后生产力发展的新阶段，将对社会经济的发展乃至整个人类产生巨大的深远的影响。信息化涉及到社会生活的各个领域，将引起产业结构、社会组织和个人行为方式的重大变化，信息技术在各个领域中将得到更加广泛和有效的应用。

 

中国科学院作为国家级科研队伍，在诸多学科中积累了丰富的信息资源，在国家各个历史阶段都发挥着重要性的作用。2002年度中国科学院工作会议，提出了新时期的办院方针，即“面向国家战略需求，面向世界科学前沿，加强原始科学创新，加强关键技术创新与集成，攀登世界科技高峰，为我国经济建设、国家安全和社会可持续发展不断做出基础性、战略性、前瞻性的重大创新贡献”。这里所指的新时期，就是中国科学院在20世纪末提出的国家创新体系后，面临的一种新的机遇与挑战。

 

知识创新是一个宏大的有机的系统工程，是相互紧密联系又分工合作的有机的整体，并需要社会、法律、政策、科技价值观、舆论和文化氛围的保证，配合教育体制、创新人才、全球化的信息网络和必要的科技投入，是国家创新体系的资源基础。可见，信息化建设在知识创新试点工程中具有现实的意义。

 

2． 管理与管理信息

 

（1）管理，是人们为达到组织预期的目的而有计划、有组织进行的社会活动。

 

管理具有多层次性，主要分社会管理（宏观）与组织管理（微观）两大层次。科研管理则介于宏观与微观之间，它的主要职责是收集有关有利于本单位生存与发展的信息，充分利用现有资源（包括人力、物力、财力），为本单位策划（制订）适应自身发展需求和长远规划与目标、任务。

 

（2）管理信息是反映与控制管理活动的经过加工的数据，是管理工作的一项重要资源。

 

管理信息具有信息量大、来源面广、信息资源可重复利用、处理方式与手段的多样性等特点。科研院所的管理信息可按管理职能、管理级别、管理对象（资源类型）、信息用途、信息流向来分类（见图1）。在信息处理中必须充分注意各种信息的特点，采取适当的组织形式、处理方法手段，以提高信息处理的效率和信息的利用与效果。

 

对管理信息的处理应满足4个方面的要求：

 

1）及时：一方面及时获取、及时处理；另一方面，加工、检索、传输信息要迅速。

 

2）准确：原始信息的收集要准确；信息的传输、加工、存储必须可靠；信息处理要力求规范化、标准化。

 

3）适用：不同的管理层所需的信息是不同的。如所级领导在决策如何进行学科定位、确立适应本所管理创新的目标，需要多反映外部环境、范围广泛、综合性强的信息；而职能部门则应为更为详尽的、更明确、能及时反映管理职能的有关信息；作为情报部门（有的称作支撑系统）则应结合学科方向及研究领域，为本所各类对象〔领导、职能（业务）部门、研究中心（室）、野外观测台站〕提供适用的信息，以支持管理决策。

 

4）经济：信息处理的目的除了决策，还应提高信息的利用率和管理者识别、利用信息的水平。

 

 

信息资源通常包括：信息（消息、知识、技术）及载体；信息采集、传输、加工存储的种类设施和软件；制造上述硬件、软件的设施；有关信息采集、加工、传输加工、存储、利用的各种标准、规章制度、方法、技术等。

 

随着管理现代化的不断深化，信息越来越成为研究所生存与发展必须依赖的重要经济资源。它是研究所开拓市场、调整学科方向、有效地提升知名度的依据。我们知道，资源的概念是一个整合的术语，它不仅包含研究所赖以生存的资金、为求发展而必须拥有的技术，更为重要的是人——这一具有丰富内涵的智力、开放资源。所以，我们可以将管理归结为人的管理，而要充分发挥人的积极性，就必须重视信息资源的开发与利用。

 

1．信息资源管理的内涵

 

信息资源建设的目的是形成可以利用的信息资源体系。众所周知，信息不等于资源，只有当信息成为社会活动中的生产要素，同时产生劳动价值才被称为信息资源。从信息可利用的角度讲，信息要成为资源必须通过重组，二次开发，即要对信息进行挑选、分类、组织、编码、存储、传递、分析、积累、识别，才能使其具有在新的信息环境中，使之成为可以利用的资源。也就是说，信息必须经过人类的管理与建设开发才能成为有用的资源。信息资源建设除了具有在新的信息环境中，使信息形成可以利用的特征外，还具有如下特点：

 

第一，可建设性。信息资源同无序状态存在的信息并不相同，它更大的程度上是人们创造的再生性信息产品，虽然它的生产和分布是一种客观现象，但其生成更取决于科学技术和人类的主观努力。信息资源建设的本质实际上是将信息集合化、资源化的过程。

 

第二，可共享性。在条件允许的情况下，可根据需要随时对信息资源进行复制、转录、缩微等加工和开发，而不会影响信息价值。这是由于信息资源具有使用整体性，效益的间接性和利用效果的社会性所决定的。

 

2.研究所的物流与信息流

 

科研活动是研究所最基本的活动。在“立项→课题实施→研究报告→结题→成果→推广”等科研管理活动过程中，反映了研究所中“物”的变化和流动，由此形成的实体称为“物流”。伴随着“物流”，研究所中有大量的信息环节，如科研计划、专题讨论、课题任务、课题检查、报（请）奖、长远规划，还有课题执行情况、应用证明等，这些信息都在有规律地定向流动，我们可以形象地称之为“信息流”，“信息流”的运动客观地描述了研究所中各项管理活动的内容与动态。

 

从图2中可以看出：研究所中的“物流”是单向的，而“信息流”则是双向的，控制“物流”的信息输入到某个受控结果的信息（如课题统计、成果统计等基础数据）再返回到形成控制信息的环节，这一过程就是信息反馈。上述受控结果的信息，相对控制信息来说，形成反馈信息。由于受控过程不仅受管理信息的控制，而且受环境（如市场、政策、制度、组织调整等）的影响，管理者（即所级领导、管理人员）必须随时了解各种计划、目标、课题执行情况以及科研成果的应用情况，发现存在的问题，及时采取措施，以保证研究（院）所最终目标的实现。因此，反馈信息是管理活动的重要依据。没有信息反馈，就没有真正的管理活动。

 

3.信息资源管理为研究所战略发展服务

 

研究所图书馆是研究所的信息资源管理机构，在长期的实践和探索中，在随着信息环境的变化而逐步走向自动化、网络化和现代化的历史进程中，积累了很多有效管理信息资源的经验，形成了一套管理方法和专门手段。而作为管理信息资源的“交通员”——信息员的任务更是要把握网络信息发展的趋势，努力提高管理水平，为提升研究所整体的、综合的竞争力提供快捷的、优质的、高效的咨询服务。

 

积极参与学科建设，加强学科化服务。针对研究所面临的重大问题开展课题跟踪调研工作，直接为科研一线、管理部门提供支撑服务。近年来，我所图书馆针对研究所战略发展的需求，积极参与了“泥石流滑坡”研究、长江上游水文统计资料及地质灾害统计数据的数据库建设等信息咨询服务工作；建立灾情通报制度，及时收集整理相关资料，发布“灾情信息通报”，为科研工作提供及时的数据参考；积极完成中心组网刊的编辑工作，为所领导决策提供信息服务。

 

完善情报服务，提升管理水平。充分挖掘国家科学图书电子资源，提升文献传递质量。利用研究所集成信息服务平台、研究所机构仓储平台等构建适合研究所图书馆自身学科建设的检索平台和数字信息资源，为科研一线、管理人员获取资源与服务创造条件。

 

 

信息化建设是一项长期的、艰巨的工程，它标志着科研管理的水平。以研究所而言，要生存、要发展，就必须进行管理创新，转换机制；要在“国家队”立足，就必须充分重视信息资源的开发与利用，对研究所内、外环境的详细了解和深刻分析；靠正确的战略定位，学科规划和有效的管理；靠科学技术（一般化、抽象化了的信息）。信息化建设应与管理创新相结合，处理好“点”、“线”、“面”的关系：“线”——某一业务流程按管理创新的思想加以重组并加以信息化；“点”——某一具体处理环节的信息化；“面”——整个研究所进行创新重组，利用信息化工具来形成研究所的神经中枢。

 

综上所述，信息资源管理是提升综合竞争力的强有力技术支撑。为此，必须加强学科化服务，以用户为中心，面向研究所学科领域，将资源采集、加工、重组、开发、利用等工作融于每个学科单元之中，使科技文献服务内容知识化。

 

（作者单位：中国科学院·水利部成都山地灾害与环境研究所）

 

《科学新闻》 (2008年 10月 第2期 观察思考)